Многие компании сейчас переходят на электронный документооборот. Это может не очень удобно в момент перехода, но зато очень выгодно, когда все работники перестроятся с бумажного документооборота на электронный документооборот.

Выгода от электронного документооборота заключается в том, что документы становятся недосягаемые для проверяющих органов.

Как это работает?

Да очень просто. Компания, которая таким образом желает себя подстраховать поступает следующим образом.

Для данного электронного документооборота необходимо арендовать или приобрести сервер за пределами Российской Федерации, то есть заграницей. Далее идёт небольшое обучение персонала, чтобы они неукоснительно следовали следующим правилам.

После того как письмо/документ написано, подписано и письму/документу присвоен номер – этот документ сканируется в базу данных компании, а оригинал либо (если это необходимо) отправляется адресату почтой, либо отправляется адресату по факсу, а оригинал тут же уходит в шредер.

То есть, в компании нет ни единого бумажного документа, за исключением обязательных уставных и учредительных документов, а также необходимых приказов и распоряжений. Но и их лучше всего держать в электронном виде, нежели в бумажном. А электронные (отсканированные) документы хранятся на сервере, который находиться заграницей, то есть в другой стране.

Поэтому, когда приходит проверка, системный администратор по умолчанию отключает этот сервер и сервер пропадает из локальной сети данной компании.

И вуаля проверка проходит быстро, компрометирующих документов нет. Все спокойны, все свободны, хотя конечно жаль…

Быстро, удобно, надёжно, безопасно и, что самое главное не так уж сложно и дорого.